Por: Arturo Ismael Ibarra Dávalos
El mundo ha cambiado de forma brusca y el hecho de haber pasado a una vida completamente diferente, desarrollada fundamentalmente en nuestra propia casa, ha hecho que todavía no hayamos tomado el suficiente contacto con los cambios que se han producido en nuestra realidad. Asimilarlos costará tiempo, y tendrá que ser por la vía de la experiencia, ya que la transformación del COVID-19 en nuestras vidas es total.
Tenemos ejemplos en cada acción cotidiana (ir a la peluquería, al dentista, a una tienda…) supone participar en un ejercicio de asepsia propio de un quirófano. De ahí que algo tan común como ir a la oficina plantea más dudas y preguntas que certezas. Afortunadamente, las empresas cuentan con el expertise de profesionales que de forma precisa, coherente y lógica ya han diseñado procesos para garantizar la seguridad y bienestar de los empleados. A esto se le suma que en esos planes también se ha tenido en cuenta es la continuidad de los negocios y la prevención de los contagios, cuando la vuelta ordenada al entorno laboral tenga tanto de posible, como lo tiene hoy de necesario.
Para volver a la “nueva normalidad” las empresas van a necesitar ayuda para poner en práctica estrategias que les permitan mantener la continuidad de sus negocios. Y aquí es donde entra de lleno la tecnología al servicio de las personas. Dicha continuidad, pasa por entender cuáles son las respuestas pertinentes a las preguntas adecuadas en tres instantes críticos: el momento previo a la vuelta a la oficina, el primer día de vuelta al entorno laboral y los días posteriores al retorno al lugar de trabajo.
Las personas: el centro de toda estrategia
El único enfoque viable para abordar estas tres fases pasa por poner hacer de las personas el centro de cualquier estrategia. Estos planes deben ampliarse y complementarse con la experiencia que el empleado ha estado viviendo durante el periodo de confinamiento y con sus inquietudes. Por ello es importante que nos preguntemos qué les preocupa, cuál es su contexto personal y familiar, cómo puede condicionar a su rendimiento, en qué estado de ánimo se encuentra, o qué tipo de ayuda puede necesitar.
Los empleados son, ante todo, personas, con miedos e incertidumbre y que se plantean numerosas preguntas ante la “nueva normalidad”. De ahí que sea estratégico definir el journey del empleado, personalizado a la situación de cada organización, e incluso segmentado por colectivo.
Es importante, además que las personas sientan que forman parte de la solución. Para ello, trabajar desde la oficina de la experiencia es esencial. En este contexto cobran un papel importante las aportaciones multidisciplinares de los diferentes departamentos de las empresas, como es el de Recursos Humanos. Su papel es decisivo para visibilizar y personalizar la hoja de ruta del empleado y poder adaptarla a su realidad.
El otro departamento que tiene un rol fundamental es el de TI, ya que la tecnología es el habilitador clave para hacer posible la optimización de la experiencia del empleado. Además, sirve para recorrer con seguridad las fases del journey del empleado: la preparatoria, la del día de incorporación y la de los días posteriores.
En la fase preparatoria las empresas necesitarán hacer uso de aplicaciones que les permitan tanto responder a toda clase de dudas de sus empleados y recopilar información para poder monitorizar como de eficaces son los protocolos que han diseñado.
El día de la incorporación, el empleado ha de conocer todos los parámetros establecidos para la nueva normalidad en el puesto de trabajo que garantice la seguridad de todos. Es preciso contar con herramientas de control en el acceso a la oficina según las medidas definidas. Aquellas empresas que quieran contar con mayores garantías de detección temprana de posibles contagios necesitarán incorporar sistemas de identificación biométrica y medición de la temperatura a través de cámaras térmicas, sin necesidad de contacto. En función de los datos recopilados de cada empleado se podrá estudiar la puesta en marcha de un “pasaporte COVID-19” que permitirá decidir a qué partes de la oficina tienen acceso.
También gana importancia la gestión del espacio. En nuestro caso, estamos implementando una herramienta que permite al empleado reservar el puesto de trabajo de manera que cuando llegue a la oficina esté desinfectado y limpio. Este tipo de soluciones permiten controlar qué ubicación se va a utilizar, así como el control horario de las comidas garantizando el distanciamiento social.
En los días posteriores a la incorporación y según vaya evolucionando la interiorización de los protocolos establecidos, hay toda una serie de procedimientos que se pueden ir implementando para encontrar el equilibrio entre la garantía de la seguridad del empleado y la necesidad de mantener la continuidad del negocio. Monitorizar el movimiento va a ser algo crítico. Si sabemos qué salas visita cada empleado, en caso de confirmarse un contagio, se pueden establecer de forma ágil protocolos de aislamiento. Esto sirve para contribuir a una contención rápida que favorezca la seguridad del resto de trabajadores y el mantenimiento de la continuidad del negocio.
Con independencia de cuáles sean las medidas que las empresas apliquen para la vuelta a la oficina, sin importar su nivel transformación digital, para garantizar una vuelta a la oficina eficiente y segura es básico que se mantenga un flujo constante de información para cubrir todas las necesidades.
Por eso es importante que exista un canal único para atender todas las dudas de actuación que puedan tener los empleados. Su existencia, además, va a ayudar a los mandos intermedios a tomar decisiones y resolver dudas – sobre movilidad, administrativas, retributivas, éticas, etc-. Ellos son una pieza clave en la gestión de procesos, ya que desempeñan un rol bisagra entre la alta dirección y el resto de la organización, permitiéndoles ser ejemplo y embajadores del cambio.
