Por: Arturo Ismael Ibarra Dávalos
Morelia, Michoacán.- Uno de los pasos más importantes en un sistema de evaluación de desempeño laboral es la retroalimentación, ésta consiste en un proceso de comunicación entre el jefe directo y cada uno de los miembros de su equipo de trabajo para hacer una revisión del desempeño mostrado en el cumplimiento de sus actividades y el esperado por la organización.
Esta práctica es la que cierra el ciclo de la revisión del desempeño ya que se realiza al finalizar la evaluación y con base en los resultados obtenidos, permite conocer y fomentar las fortalezas del colaborador y se establecen las pautas para trabajar sobre las debilidades. De esta manera la retroalimentación o feedback se convierte en una herramienta fundamental de apoyo para buscar la motivación y contribuir a la superación del empleado y así mejorar su rendimiento e impacto dentro de la organización.
La retroalimentación efectiva y oportuna es un componente crítico de un programa de evaluaciones de desempeño o evaluación 360 y debe de formar parte de éste en conjunto con un sistema de establecimiento de metas y objetivos como puede ser el Balanced Scorecard. Este proceso es de gran relevancia ya que informa al empleado cómo está realizando su trabajo, qué está haciendo de manera efectiva y qué no.
Una buena o deficiente retroalimentación generan un impacto directo en tu equipo de trabajo ya que si no se realiza de manera efectiva y buscando la motivación del trabajador puede tener un efecto negativo sobre él y afectar su autoestima y rendimiento en el puesto de trabajo así como su relación laboral con los demás colaboradores.
Es importante que el feedback esté centrado en las competencias clave que se requieren para el puesto de trabajo que se está evaluando y alineado a las metas organizacionales buscando impulsar el éxito presente y futuro de la empresa y cada uno de sus colaboradores.
Toma en cuenta que la manera en que se brinda la retroalimentación contribuye al proceso de aprendizaje de la persona evaluada, los comentarios a modo de juicio o crítica destructiva no aportan valor como podría hacerlo una opinión basada en hecho, oportuna y específica, esto servirá también para mejorar la forma en que la persona recibe la información y pueda estar abierto a mejorar su desempeño y realizar un esfuerzo.
La retroalimentación de desempeño es una práctica que puede convertirse en una herramienta muy valiosa de mejora continua en la organización que incluso puede generar una ventaja competitiva importante.
He aquí algunos consejos:
- Prepárate para la junta y pide a tus empleados que se preparen
Es importante que durante el año laboral recopiles información y resultados parciales de cada uno de tus colaboradores para conocer su desempeño a lo largo del periodo. De esta manera al momento de la junta de revisión tendrás bases sólidas para conocer cuál ha sido el comportamiento de tu empleado y sus avances en la consecución de metas y objetivos así como en las competencias mostradas.
Procura contar con toda la documentación necesaria como las evaluaciones de desempeño, reportes, indicadores, Balanced Scorecard, perfil de puesto, etc. Así mismo, pide a tus colaboradores que se preparen para la junta separando la fecha y completando su autoevaluación y llevando consigo un plan de acción como propuesta, de esta forma podrán tener una idea de lo que se platicará durante la reunión y los motivará a analizar su desempeño y conducta durante el periodo evaluado.
2. Establece metas y expectativas
Un paso esencial en este proceso es que tanto tú en tu posición de jefe como tu subordinado conozcan y tengan claras las metas y expectativas que se tienen de su desempeño, esto permitirá que la retroalimentación sea más objetiva y realista.
Asegúrate de que las metas sean específicas, medibles, alcanzables, orientadas a resultados y determinadas en un periodo de tiempo, de igual manera que estén diseñadas acorde al puesto de trabajo y alineadas a los objetivos estratégicos de la empresa. Así tus colaboradores podrán conocer de qué manera su trabajo aporta al éxito de la organización.
- Lleva a cabo el proceso de manera presencial y personal
Si bien es cierto que la tecnología facilita muchos procesos dentro de las empresas, en este caso en particular es recomendable que de ser posible las sesiones se realicen de manera presencial para que al compartir la información con la otra persona esto pueda hacerse de frente y conociendo sus reacciones, esto brindará más confianza y aumentará la efectividad del proceso.
Así mismo recuerda que este proceso debe ser totalmente personal e individual con cada uno de los miembros de tu equipo. En caso de que por cuestiones de distancia no sea posible realizarla en persona es recomendable que se lleve a cabo por video conferencia para poder ver a la otra persona.
- Sé específico y da ejemplos
Como hemos mencionado con anterioridad, para que el proceso de evaluación de desempeño, incluyendo la retroalimentación sea efectivo es imprescindible que sea objetivo asi que, procura que al momento de llevar a cabo la junta de resultados describas los hechos y no las interpretaciones u opiniones que tengas de la situación. Busca que todo lo que se revise en la reunión esté acompañado de ejemplos y de información validada para que no quede espacio para la duda o los malos entendidos.
Es esencial que manejes una comunicación asertiva y directa para que el mensaje sea entregado de la mejor manera y se cumpla el objetivo de fomentar una mejora continua en el desempeño de tu colaborador.
Recuerda que el propósito fundamental de la evaluación de desempeño y la retroalimentación es fomentar la mejora y el aprendizaje continuo, por esto es recomendable que aunque en tu organización se programe de manera anual este proceso procures tener comunicación continua y retroalimentar a tu personal en periodos más cortos de manera que puedas tener un panorama más amplio de lo que está sucediendo y corregir el camino en caso de que haya algo que no esté funcionando a tiempo.
- Establece el feedback como un proceso sistematizado y establecido
Si bien es cierto que debe existir comunicación y asesoría continua de parte del jefe hacia su equipo, es importante que la retroalimentación forme parte de un proceso formal de la gestión de talento humano de manera sistematizada y establecida dentro de la organización.
Contar con una herramienta tecnológica para llevar a cabo tu sistema de evaluaciones de desempeño y tener la información más completa para otorgar un feedback a tus colaboradores es una manera de hacerlo más efectivamente e integral.
- Haz énfasis en lo que el colaborador puede cambiar o mejorar
El principal objetivo del feedback es maximizar el potencial de tu talento humano, generar un aprendizaje y mejora continua, por esto debes cuidar que el enfoque de la junta sea siempre buscando la manera de que la persona mejore sus competencias y encuentre sus áreas de oportunidad en las que puede trabajar. Los resultados tanto de la evaluación como de la junta de retroalimentación pueden ser la base para definir el plan de aprendizaje y desarrollo para el empleado, conocer sus oportunidades de crecimiento laborar y recompensarlo por sus logros.
